【例文あり】面接の日程調整・確認・変更メールの書き方と返信マナー

転職活動中、企業の方とメールすることがあるのですが、何か気をつけなければいけないことはあるんでしょうか?
もちろんあります。メールのやり取りから、あなたの評価は始まっているので、きちんとしたメールを送るようにしましょう。

キャリアコンサルタント

転職活動では、面接の日程調整メールの段階からすでに採用試験がはじまっていると考えて、対応することが大切です。

この記事では、そんな面接の日程調整メールへの返信について詳しく解説します。

転職の成功確率を劇的に上げる3つのSTEP
STEP1
ランキングの上位3社に登録する

転職エージェントランキングの上位3社に無料登録する

STEP2
転職意欲をアピールする

各エージェントに「良い転職先があれば、すぐに転職したい」と伝え、優先的にサポートしてもらう。

STEP3
最も相性の良かった1社に絞る
担当者との相性を確認しながら本命のエージェントを1社に絞り、本格的な転職活動を開始する
転職エージェント・転職サイトおすすめランキング【全33職種/328社】
  1. パソナキャリア ロゴ
  2. リクルートエージェント ロゴ
  3. ランスタッド ロゴ

面接の日程調整メールへの返信マナー

まずは、面接の日程調整メールに返信するときの絶対に押さえたいマナーについて解説します。

見たらすぐ、24時間以内に返信する

メールの返信は、早いに越したことはありません

面接の日程調整メールに限らず、メールは、遅くとも「24時間以内には返信する」というのを守りましょう。

また、深夜や早朝に返信するのはよくありません

午前9時ごろから、午後10時ごろまでの間に返信するようにしましょう。

件名の「Re」は付けたままにする

先方からのメールに返信する際、件名に「Re」が付きますが、それはそのままにして、件名も変えずに返信しましょう

理由は、「何のメールに対する返信か」というのが一目で分かるからです。

また、何度も返信していくうちに、Reが増えてきてしまったら、何個か消しましょう

本文もそのまま残しておく

返信メールを作成する際、先方からのメッセージ本文が引用されると思いますが、その本文もそのまま残して返信しましょう

自分がどんな文章を送ったのかをお互いに確認するのに役立ちます

本文は「宛先・挨拶・本文・締め・署名」で構成する

面接の日程調整メールに限らず、ビジネスメールでは「宛先・挨拶・本文・締め・署名」で構成するようにしましょう。

 

宛名

宛名では、「会社名・部署名・名前」を書くのが基本です。

会社名は略さず、正式名称を書き、誤字のないように注意しましょう

挨拶

基本的には「お世話になっております」とします。

初回は「これからお世話になる」という意味で「お世話になります」とするのが良いでしょう。

その後は、段階に応じて「先日面接して頂きました◯◯です」などと変えても良いでしょう。

本文

本文では「簡潔に要点を伝える」ことを念頭に、結論から先に書くようにしましょう

ケース別の本文は、あとで解説します。

締め

相手に対して忙しい中読んでくれた感謝の気持ちを、丁寧に簡潔に書きましょう

署名

署名では、大きく「名前・住所・電話番号・メールアドレス」を書きます。

例えば、送付資料がある場合、署名記載の住所宛てに送られてきますし、連絡事項があれば、署名にある電話番号・メールアドレスに連絡が届きます。

ミスがあると、円滑に転職活動が進まなくなってしまうので、署名は特に誤字脱字に注意しましょう。

【ケース別・例文あり】面接の日程調整メールの返信方法

ここでは、ケース別に面接の日程調整メールの返信方法について見ていきます。

そのままコピーして利用していただいて、構いません。

問い合わせメール

〇〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
山本花子と申します。

求人を拝見させて頂き、面接に関してお尋ねしたいことがあり、メールさせて頂きました。
面接当日、履歴書や職務経歴書、筆記用具などの他に持参するものはありますでしょうか?

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。

*******************************************************

山本花子
〒123-4567 東京都◯◯区—————–
090-1234-5678
[email protected]******.com

ポイント
  • 本文にて「面接について聞きたいことがある」旨をきちんと伝えましょう
  • 質問の文末には「?」を付けましょう

面接の日程調整メール

〇〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
山本花子と申します。

面接日のご連絡を頂き、ありがとうございます。
ご提示して頂いた日程より、希望する日程をご連絡させて頂きました。

第一希望/11月1日(月)18:00~
第二希望/11月3日(火)18:00~

ご検討して頂きます様、宜しくお願い致します。

*******************************************************

山本花子
〒123-4567 東京都◯◯区—————–
090-1234-5678
[email protected]******.com

ポイント
  • 先方から提示してもらう/自分で提示するに関わらず、希望日時は複数挙げましょう

面接キャンセル・変更・遅刻連絡などのメール

〇〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日、111日(月)1800から面接のお約束を頂いております、山本花子です。

面接開場に向かっておりますが、地下鉄の車両事故により面接時間より30分ほど遅れてしまいます。
先ほど、お電話で〇〇様にご連絡させて頂いておりますが、取り急ぎ、メールでもご連絡させて頂きました。

お待たせしてしまい、申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

*******************************************************

山本花子
〒123-4567 東京都◯◯区—————–
090-1234-5678
[email protected]******.com

ポイント
  • 緊急を要する連絡の場合、必ず電話でも連絡しましょう
  • 本文では、「何が起きたのか」「そのことで何を伝えたいのか」「遅れるなら何分遅れるのか」を簡潔に書きましょう
  • 締めでは、内容によって、謝罪文を書くようにしましょう

再送をお願いする際のメール

〇〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接日のご連絡を頂きました、山本花子です。

実は、先日お送りいただいた面接日連絡のメールを誤って削除してしまいました。
大変恐縮ですが、もう一度メールをお送りいただけませんでしょうか?

お忙しいところお手数おかけして大変申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

*******************************************************

山本花子
〒123-4567 東京都◯◯区—————–
090-1234-5678
[email protected]******.com

ポイント
  • 「事象」「お願い内容」を簡潔に伝えましょう
  • 質問の文末には「?」を付けましょう

お礼のメール

〇〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
11月1日(月)に面接をして頂きました山本花子です。
その節は、丁寧な対応をして頂き誠にありがとうございました。

面接時、お仕事に関して詳しいお話を伺い、更に御社で仕事をしたいという気持ちが大きくなりました。
微力ではありますが、御社の一員としてお役立てればと思います。

取り急ぎ、面接のお礼のみで失礼いたします。

引き続き、どうぞ宜しくお願い致します。

*******************************************************

山本花子
〒123-4567 東京都◯◯区—————–
090-1234-5678
[email protected]******.com

ポイント
  • 本文では、簡潔に感想・自己PRを書きましょう決して長々と書いてはいけません

※面接のお礼メールの書き方は、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

【例文つき】面接後のお礼メールは必要?書き方やポイントを解説

面接の日程調整メールで評価を上げるコツ

ここでは、面接の日程調整メールで評価を上げるコツについてご紹介します。

これらが守れると、格段に評価を上げることができるので、ぜひ守ってみてください。

評価を上げるコツ
  • 即レスに徹する
  • とにかく簡潔・分かりやすい・丁寧な文章を作る
  • 相手の立場に立つ

即レスに徹する

仕事でも、プライベートでも「すぐに連絡を返してくれる」「すぐに対応してくれる」という人は、信頼されます。

もちろん、推敲せずに作った文章をポンポン返してしまうのは良くありません

ですが、即レスをすることによって、ミスが起きてもすぐに対応・修正することができ、結果的にプラスに働くことが多いです。

特に、面接の日程調整メールでは即レスに徹するようにしましょう。

とにかく簡潔・分かりやすい・丁寧な文章を作る

メールの文章を「簡潔」「分かりやすい」「丁寧」にするだけでも、面接官の評価を上げることができます。

正直、時間をかけて作れるメールでそういった文章が作れないのに、直接話す面接でそういった文章が出てくるわけがありません

普段のメールから簡潔で、分かりやすく、丁寧な文章を作る習慣を作っておきましょう。

相手の立場に立つ

「相手の立場に立つ」ことができる人は、仕事でもプライベートでも、頼りにされます。

上記で解説したポイントなどはすべて、相手の立場に立つと、自然に守れるものです。

例えば、あなたが日々何百というメールのやり取りをしているとして、「件名のないメール」や、「何を伝えたいのか分からないメール」が送られてきたら、どう感じますか?

「こうしてあげたほうが相手は楽だろうな」と、少し相手の立場に歩み寄ってあげるだけで、言動は変わってきます

ぜひ「気遣いができる最強の転職希望者」を目指しましょう。

まとめ

返信の際に絶対に守りたいこと
  • 即レスに徹する
  • とにかく簡潔・分かりやすい・丁寧な文章を作る
  • 相手の立場に立つ

いかがだったでしょうか?

面接の日程調整メールから、あなたの評価は始まっています。

この記事でご紹介したことを参考に、万全の体制で転職活動を行いましょう。

また、どうしても返信に自信がない場合は、転職エージェントの活用がおすすめです。

転職エージェントについては、こちらの記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

転職エージェントとは?転職を成功に導く完全マニュアル【2019年版】