【例文つき】面接辞退メールで守るべき4つのポイントとその書き方

転職を応募した会社の面接を辞退しようと思っているのですが、どんなメールを書けば良いのか分からなく、困っています…。
この記事では、そんな面接辞退メールの書き方からポイントまでを解説するとともに、そのまま使えるテンプレートも用意していますよ。

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複数の企業に応募することで、面接辞退をしなければいけないこともありますよね。

この記事では、面接辞退メールで絶対に守るべきことと、書き方について解説しています。

守るべきポイントに自信がある方も、必ず一読するようにしましょう。

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メール?電話?最も失礼のない面接辞退の伝え方とは

複数の企業に応募するのは一般的なので、面接辞退となってしまうことも多々あるでしょう。

そんなときは、「メール」で丁寧に伝えれば大丈夫です。

メールで伝えると、きちんと記録が残るので、変なトラブルに巻き込まれる心配がなくなります

ですが、絶対に守るべきポイントもあるので、そのポイントをしっかり守った上で、面接辞退メールを送るようにしましょう。

面接辞退メールで絶対に守るべき4つのポイント

ここでは、面接辞退メールを送る際に絶対に守るべきポイントをご紹介します。

ポイントは大きく4つです(※クリックすると詳細に飛びます)。

① 無断での辞退は絶対にしない

絶対にやってはいけないのは「無断での辞退」です。

面接を行うために、企業側もあらゆる関係部署・関係者に連絡を取り、スケジュールを調整しています。

それなのに、無断で辞退するというのは、企業に対して失礼ですし、社会人として絶対にやってはいけません

そもそも、無断で辞退しても平気な人は、面接に受かることはないでしょう。

メールでも大丈夫なのですから、必ず連絡するようにしましょう。

② スピード重視!面接辞退のメールは早いほど良い

面接辞退メールは、面接日ギリギリに連絡するのではなく、余裕を持って連絡するようにしましょう

①でもお伝えしましたが、企業側は面接日に向けて、いろいろと準備してきています。

面接日ギリギリになって連絡するのは、やはり失礼です。

もし万が一、やむを得ない理由で面接日ギリギリになってしまう場合は、電話でのフォローも忘れずに行いましょう

③ 場合によっては、電話でもフォローする

次のような場合は、メールと合わせて、電話でもフォローするようにしましょう

面接直前で辞退を連絡する場合

面接当日など面接の直前で辞退を伝える場合は、電話で連絡しましょう

面接の当日や前日に辞退を決めた場合、メールでの連絡は相手に伝わらない可能性があります。

面接直前での辞退では、メールより緊急性の高い電話が最適な手段です。

また、面接辞退は面接のギリギリになるほど相手に迷惑がかかります。

面接担当者や企業への誠意を伝えるという意味でも、直前での辞退連絡には電話の方が適していると言えます。

面接前日になっても返信がこない場合

一度辞退メールを送っているのに返信がこない」という場合も、電話で辞退を伝えるべきケースです。

当然ですが、面接辞退のメールを送信する=辞退完了という訳ではありません。

面接辞退を承諾するメールが返ってきて、ようやく面接辞退の完了です。

面接辞退のメールを一度送信したにも関わらず、返信がこない場合は届いていない可能性が高いです。

メールの返信がこない場合は、電話で確認し、面接辞退の趣旨を伝えるようにしましょう。

担当者のアドレスが分からない場合

担当者のアドレスが分からないという場合も電話で連絡した方が適切です。

企業のお問い合わせページや、一般用に公開されているメールアドレスからの連絡は好ましくありません。

担当者のメールアドレスが分かっているケースがほとんどではあるものの、万が一の事態に備えて覚えておきましょう。

④ 一目で内容が分かるようなメールを作る

最後に守るべきなのは「メールの文面を、一目で分かるように作る」ということです。

他の3つに比べると、重要度は下がりますが、社会人として守りたいことの一つです。

次の3つのポイントを守れば、一目で分かる文面を作ることができるので、確認してみてください。

1. メール内容と名前が分かる件名を付ける

メールを受信した際、真っ先に確認するのが件名です。

多くの人は件名を見ることでメールの内容や優先順位を判断します。

面接辞退のメール作成においては、「誰が」「面接辞退」するのかが分かる件名にしましょう。

  • 【面接辞退のご連絡】◯◯(名前)

具体的には「面接辞退のご連絡+名前」を件名に書いておけば問題ありません。

件名の入力を忘れないためにも、件名を作成してから、メール本文の作成に当たるのがオススメです。

2. まずは結論から!面接辞退の旨は最初に伝える

メール本文においては、最初に面接辞退の旨を伝えるようにします

面接辞退のメールで重要なのは、シンプルさと明確さです。

実は、面接辞退の理由は、さほど重要ではありません。

面接辞退の理由は簡潔に書きましょう。

例えば、

  • 〇〇日の面接についてですが、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡させていただきました
  • この度は、諸般の事情により面接辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました

のような一文をメールの冒頭に持ってくると良いでしょう。

3. 「誰から誰へのメールか」を確認

初歩的な事ですが、誰に向けたメールなのかは必ず書くようにしましょう。

メールの宛先に企業名しか書いていない場合、担当者に伝わるのに時間がかかり、相手方に迷惑がかかります。

最悪の場合、担当者に情報が伝わらないこともおおいにありえます。

  • 企業名・部署・担当者名
  • 自分の名前・住所・メール・電話番号

上記2点は、メールを送信する前に必ず確認しておくようにしましょう。

【例文つき】面接辞退メールの書き方

ここでは、面接辞退メールのより具体的な書き方を解説していきます。

面接辞退のメールに必要な項目だけでなく、そのまま即使えるテンプレートも紹介しています。

面接辞退のメール作成に悩んでいるという人は、必見の内容です。

面接辞退メールに必要な項目をチェック

面接辞退のメールには必要な項目があります。面接辞退メールに必要な項目を知っておくことで、メール作成を一段とスムーズに進めることができます。

面接辞退のメールに書くべき項目は大きく以下6つです。

  • 件名(面接辞退のご連絡+名前)
  • 企業名、部署名、担当者名
  • 自分の名前を名乗る
  • 面接辞退の旨を伝える
  • おわびの文章を書く
  • 自分の名前と連絡先

全ての項目が入った文章になっているのか、メールを送信する前に確認してみましょう。

面接辞退メールのテンプレート

ここまでのポイントをおさえた上で、面接辞退メールのテンプレートを紹介します。

今回紹介するテンプレートは、〇〇の部分を書き換えるだけでそのまま使えるものです。

パターンも2つ用意していますので、自分が使いやすい方を参考にしてみてください。

パターン1

件名:【面接辞退のご連絡】〇〇(自分の名前)

<本文>
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接のお時間を頂戴しました〇〇と申します。

この度、諸般の事情により、面接辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。何卒ご容赦いただけましたら幸いです。
本来、直接お伝えすべきところ、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。

最後となりましたが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇(自分の名前)
メール:〇〇
電話:〇〇

パターン2

件名:【面接辞退のご連絡】〇〇(自分の名前)

<本文>
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

〇月〇日に面接を受けさせていただきました〇〇です。
その節は、誠にありがとうございました。

選考通過のご連絡をいただきましたが
一身上の都合により、〇〇次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
大変不躾なお願い事で恐縮ですが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来、直接おわびすべきところでございますが、
メールでのご連絡となったなりましたことを重ねておわび申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇(自分の名前)

〒〇〇
住所:〇〇
メール:〇〇
電話:〇〇

面接辞退メールのまとめ

メールを送る際の注意点
  • 無断での辞退は絶対にしない
  • 面接辞退メールは、なるべく早く送る
  • 場合によっては、電話でもフォローする
  • 一目で内容が分かるようなメールを作る
面接辞退メールに入れるべき項目
  • 件名(面接辞退のご連絡+名前)
  • 企業名、部署名、担当者名
  • 自分の名前を名乗る
  • 面接辞退の旨を伝える
  • おわびの文章を書く
  • 自分の名前と連絡先

ここまで面接辞退メールで絶対に守るべきことや、書き方についてご紹介してきました。

一つ一つの企業に対して、きちんと向き合う姿勢が最高の転職につながります。

なお、以下では「面接の日程調整・確認・変更メールの書き方と返信マナー」についてご紹介しています。

ぜひチェックしてみてください。

【例文あり】面接の日程調整・確認・変更メールの書き方と返信マナー