【例文あり】転職に応募する際のメール文とマナー

転職する際に応募メールを送りたいのですが、どのように送れば良いのでしょうか。
応募メールにはいくつかルールがあります。この記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

キャリアコンサルタント

転職の応募手段は今でもメールとされていることが多々あります。求人サイトから応募するようなこともありますが、メールで応募するケースも十分考えられます。

転職サイトや会社のフォームに打ち込んで応募するのであれば比較的簡単です。しかし、直接メールを送るとなるとそうはいきません。

転職であればなおさら応募のメールを送るのに緊張してしまうこともあるでしょう。

IT系企業で採用も担当してきた筆者は緊張感が漂うメールも今までに何度も見てきました。

そのような経験も踏まえて、転職時にはどのよなメールであれば印象が良いのかなど応募メールの書き方をご紹介していきます。

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転職の応募メールを書くときの4つの基本ルール

まずは転職の応募にあたり、応募メールを書くときの基本ルールを確認しておきましょう。ルールを無視したメールは悪印象を与えます。

転職時に意識したいメールのルールは4つだけです。しかも、ビジネスメールで意識するべきルールと基本的な部分は同様なものです。

そのため、日ごろからメールを送るような仕事をされている人は特段難しいものではないでしょう。復習の意味も含めて以下でご説明します。

ルール① 件名は分かりやすく記述する

転職に限らず、ビジネスでメールを出すときには分かりやすい件名を記述することが重要です。件名で内容を判断する人が大半です。

転職の応募をメールでするのであれば、このメールに応募資料などが含まれていると気付いてもらう件名をつける必要があります。

例えば件名には「○○への応募の件 氏名」や「○○応募への資料送付の件 氏名」などが良いでしょう。応募であることが一目で分かることが理想的です。

件名に色々なことを詰め込んでしまう人もいます。しかし、長すぎる件名も読みにくいですので良いものではありません。

端的に転職に関する応募メールであることを把握できる件名を付けるようにしましょう。

ルール② メールで求められている必須項目を抜けもれなく記述する

転職でのメールに限らず、メールで求められている必須項目と言われているものが存在します。それを含めて応募メールを送ることが大切です。

必須項目を具体的に挙げると以下の通りです。

  • 宛先(会社名や部署も含む)
  • 自分の氏名(慣れている場合は氏だけを名乗りますが転職の場合には氏名)
  • メールを送った意図(応募なのか応募書類を送付しているのかなど)
  • 署名

メールを送る場合にはこれらの情報を抜けもれなく含めるようにしましょう。そうしなければメールの意図が伝わらない可能性があります。

また、採用担当者の方は多忙であることが想定されます。そのため、お手数をお掛けすることも含めておくと良いでしょう。

例えば「ご多忙のところ大変恐縮ですが」など、仕事に割り込ませていただく気持ちも記載しておくとベターです。

ルール③ PCのメールアドレスから送付する

最近は少なくなっていますが、メールを送付する際にはPCのメールアドレスを利用しましょう。例えばGmailでの送付がおすすめです。

携帯電話のキャリアアドレスから送付してしまう場合、メールフィルタリングで先方からのメールが正しく届かないことがあります。

転職の応募メールを出しているにも関わらす、先方からのメールが受け取れない状況はあってはならないことです。

そのような最悪の事態を引き起こさないためにも、PCのメールアドレスから送付するようにしておきましょう。

ルール④ 正しい敬語を使う

これは社会人であれば当たり前のことですが、正しい敬語を使うことが重要です。敬語のような変な日本語を使わないようにしましょう。

転職の場合、応募メールが第一印象となる可能性が高いです。正しい日本語でメールを送れるかが印象を左右します。

敬語が正しく利用できないと社会人経験に疑問をもたれる可能性があります。また、人間性に疑問を持たれる可能性すらあります。

そのような点で選考落ちしてしまうことはもったいないことです。無駄な時間を過ごさないためにも敬語には注意しましょう。

【必見】転職の応募で送るメールの例文

メールを送る場面にあわせて2種類の例文を用意しました。場面に応じて例文を使い分けるようにしましょう。

例文① 履歴書を送付してメールで応募する場合

(応募先企業名) ○○部 ○○様
(担当者部署氏名などが不明の場合は採用ご担当者様)

はじめまして。
私、○○(フルネーム)と申します。

△△(公式サイトなど求人を見つけた媒体)にて貴社の求人を拝見いたしました。
御社の事業内容に魅力を感じ、御社の××部門にて貢献できると考え
このたび応募させていただきました。

応募に際しまして、△△で指定されておりました下記2点の資料を添付しております。
・履歴書.docx
・職務経歴書.docx
詳しくは添付資料をご確認いただけますと幸いです。

つきましては、ご多忙のところ大変恐縮ですが
内容をご確認いただきましてご連絡をいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。

========================================
苗字 名前
〒111-1111 xx県xx市xx1-1-1
電話:000-111-2222(携帯電話など連絡が付きやすいもの)
メール:[email protected]
========================================

ポイント
  • ポイント①:書類を添付する場合、何を添付したのかを分かりやすくしましょう。
  • ポイント②:メールは簡潔に書き、添付書類でのアピールを中心としましょう。

例文② 履歴書はなく応募の意思をメールで伝える場合

(応募先企業名) ○○部 ○○様
(担当者部署氏名などが不明の場合は採用ご担当者様)

はじめまして。
私、○○(フルネーム)と申します。

△△(公式サイトなど求人を見つけた媒体)にて貴社の求人を拝見いたしました。
御社の事業内容に魅力を感じ、かつこれまでの経験を活かし御社の××部門にて貢献できると考え
このたび応募させていただきました。

つきましては、ご多忙のところ大変恐縮ですが
ぜひ面接の機会をいただきたく思います。
何卒よろしくお願いいたします。

========================================
苗字 名前
〒111-1111 xx県xx市xx1-1-1
電話:000-111-2222(携帯電話など連絡が付きやすいもの)
メール:[email protected]
========================================

ポイント
  • ポイント①:履歴書を送付しない場合には自分の経験を簡単に添えましょう。
  • ポイント②:書類選考が改めて行われる可能性がありますが面接を受けたい旨を伝えましょう。

例文③ 応募メールの添付資料に設定したパスワードを伝える場合

(応募先企業名) ○○部 ○○様
(担当者部署氏名などが不明の場合は採用ご担当者様)

お世話になっております。
私、○○(フルネーム)と申します。

先ほどお送りいたしました履歴書類にはパスワードを設定しております。

パスワードは「○○○○」(鍵かっこは含まず)となっております。

何卒よろしくお願いいたします。

========================================
苗字 名前
〒111-1111 xx県xx市xx1-1-1
電話:000-111-2222(携帯電話など連絡が付きやすいもの)
メール:[email protected]
========================================

ポイント
  • ポイント①:パスワード付きで送付する場合、先のメールにもその旨を追記しましょう。
    例) なお、添付資料にはパスワードを設定しておりますので別メールでご連絡いたします。
  • ポイント②:タイトルはパスワード付きであることを明記しましょう。
    例) 【パスワード連絡】応募書類送付の件

転職応募のお礼メールには返信すべき?

応募を受け付けたことをメールで知らせてもらえるケースは多々あります。「応募を受け付けました」などの件名でメールが届きます。

このメールには基本的に返信する必要はありません。正しく応募ができたのだと心構えするだけで良いでしょう。

どうしても転職応募のメールに対して返信をしたいのであれば、「ご対応ありがとうございます」などの感謝を伝える程度で良いでしょう。

返信をしておくことで心象が良くなる可能性はあります。ただ、特に変化しない可能性もあります。

例えば筆者の場合、採用活動をしながらも本業務がありましたのでお礼メールが来ても読み飛ばしてしまうケースがありました。

そのような背景もありますので、お礼メールに対しては特段緊張せず基本的に具体的な話が来るまで待機で良いでしょう。

転職で気をつけたいメールのマナー

転職の応募でメールを送付する場合、いくつか気をつけておきたいマナーがあります。適切なコミュニケーションのためにマナーは重要です。

転職時にはどのようなマナーを意識すればよいのでしょうか。特に注意しておきたいマナーをここではご説明します。

メールはすぐに返信する!基準は24時間以内

転職の求人に応募したのであれば、メールはすぐに返信することを意識しましょう。基準は24時間以内に返信です。つまり、1日に1回は返信するということです。

働きながら転職活動をしていると、こまめにメールを見るのは難しいこともあるでしょう。そのため24時間以内の返信が1つの目安です。

もちろん、24時間以内に返信することですぐに対応してもらえる保証はありません。ただ、早く返信をすることは先方に良い印象を与えます。

営業日や日程調節の都合から、応募してもすぐには対応してもらえないことがあります。また、履歴書などの送付を求められてからしばらくメールが来ないこともあります。

ただ、企業側も都合もありますのである程度は待つようにしましょう。自分自身も素早く対応することで、待ち時間を結果的に短くできます。

個人のメールアドレスから送付する

転職のメールを送付する際に、現職の職場アドレスを利用してメールする人がいます。PCのメールで送るべきですが、職場のアドレスはNGです。

職場のメールアドレスを利用してしまうと、先に退職するようなことがあったときに連絡が取れなくなる可能性があります。

また、会社で転職活動がバレてしまう可能性があるなどのリスクもあります。総じて良いことはありません。

転職のメールを送る際には、応募に限らず個人のメールアドレスを利用しましょう。Gmailなどを新規に取得するのでも問題ありません。

メールアドレスを新規に取得する場合、アニメのキャラクタなど固有名詞は避けるのが無難です。本名を利用するか何かしら別の文字列を利用しましょう。

添付書類にも名前などを付与する

履歴書を添付して応募メールを送付する場合、「履歴書.docx」などのファイル名のまま送付する人がいます。

このようなファイル名であると、採用担当者もどの履歴書がだれのものか一目では判断できなくなってしまいます。

採用担当者は多くの履歴書を見ている可能性があります。つまり、どのファイルが誰から来たものかなど覚えられないのです。

そういったことを加味すると、ファイル名も「履歴書_氏名.docx」などのファイル名にして一目で判断できるようにするのが望ましいです。

転職時にファイル名を変えられないほども忙しい人はいないでしょう。一瞬の手間で担当者への印象を大きく変えられる可能性があります。

メールの最後には署名を付与しておく

転職の応募メールであっても署名は付与しましょう。あるのと無いのでは印象が大きく異なります。

社会人であればメールを送付する際に書名が付与されるように設定している人も多いはずです。それだけ署名は重要視されています。

署名があることで差出人が分かるだけではなく、本文と連絡先などの境目が明確になります。それだけメールの可読性が上がるのです。

また、署名を囲む記号は様々なものを利用する人がいます。特段の決まりは存在していません。

ただ、転職ということを踏まえるとシンプルな記号である「=」「-」などを利用することをおすすめしています。

人によっては「■」「★」などを利用していることもありますが、密度を感じますのでシンプルな横棒だけが望ましいでしょう。

例文を活用して転職の応募メールを送ろう

転職の応募メールはどのように書けばよいのか悩んでしまう人が多いものです。しかし、忙しい転職の時期にそんなことで時間を無駄にするのは避けたいことです。

そのため、応募メールを送るときには例文を積極的に活用するようにしてみましょう。例文があれば改変するだけでメールが完成します。

応募メールには一定のルールがあります。そして、このルールはどの企業に送るときにも通用します。例文を利用して応募メールをスムーズに作成しましょう。