履歴書に同封する添え状(送付状)の書き方【テンプレート付き】

応募書類と合わせて必要な「添え状」(送付状)の書き方が分かりません…。書き方を教えてください!
この記事では、「添え状の書き方」について詳しくご紹介しています。テンプレート付きですので、ぜひ参考にしながら、書いてみてください。

キャリアコンサルタント

この記事では、履歴書に同封すべき「添え状(送付状)」の書き方について詳しく解説しています。

元人事コンサルタントがおすすめするテンプレート付きですので、ぜひ参考にしながら、実際に作ってみてください。

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履歴書に同封すべき「添え状(送付状)」ってなに?

添え状とは、一言で言えば「相手への気配り」です。

ですから、あってもなくても、そこまで結果に影響することはありません

ですが、あったことに越したことがないのが「添え状」です。

添え状(送付状)は誰もが一度は作ったことがある!?

例えば、日頃お世話になっている人にプレゼントをあげることになったとします。

もちろん、そのままプレゼントをあげたとしても、その人は喜んでくれるでしょう。

しかし、そこに

 

いつもありがとうございます。日頃の感謝の気持ちです。

 

と一言書いた”添え状”を加えたとしたら、どうでしょうか?

そのままプレゼントをもらうよりも、さらに喜びが増しますよね

これが「添え状」であり、誰もが一度は作ったことがあるものだと分かるでしょう。

添え状(送付状)の書き方

ここでは、実際の添え状(送付状)を参考に、それぞれのポイントについて確認していきましょう。

書き始める前のポイント

まず、書き始める前のポイントについて確認します。

用紙サイズ

履歴書や職務経歴書などの応募書類とサイズを合わせるのが一般的です。

また、添え状は1枚で作成するのが望ましいです。

横書きで記載

ビジネスシーンにおいてパソコンで資料を作成する場合、横書きが一般的です。

履歴書や職務経歴書も横書きが主流なので、統一感が出て見やすいという点とビジネスマナーという点で横書きが良いでしょう。

文末はです・ます調で

ビジネス文書なので「です・ます調」での記入が一般的です。

特に、自己PRや志望動機を書く際は、文章の構成がおかしくならないように、まとめましょう。

実際の添え状(送付状)

①日付

応募書類を投函する日付にしましょう。

西暦・和暦どちらでも構いませんが、履歴書や職務経歴書の記載と合わせましょう。

②宛先

企業名は、正式名称で記載しましょう。(株)の記載もNGです。

部署名、担当者名も合わせて記載しましょう。

担当者名が分からない場合や宛先の指定がない場合は、「採用ご担当者様」と記載しましょう。

③署名

「郵便番号」「住所」「電話番号」「名前」の順番でを記載しましょう。

電話番号は、普段使用しているもの、連絡が取れやすいものにしましょう。

現職中の人は、今現在の会社名や電話番号などは記載しないようにしてください。

右揃えに設定するのが、ビジネス文書においてのルールです。

④タイトル

「応募書類の送付について」「応募書類送付のご案内」などと記載しましょう。

中央揃えに設定するのが、ビジネス文書においてのルールです。文字を見やすく大きく設定しても良いです。

⑤頭語

拝啓(はいけい)と記載しましょう。頭語と結語はセットとして考えると良いでしょう。

拝啓(はいけい)と書き始めたら、敬具(けいぐ)で締めるのが常識です。

⑥時候のあいさつ

「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」

「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」

のどちらかを記入するのが一般的です。

⑦本文(職務経験、かんたんな自己PRと志望動機)

流れ的には、何を見てこの求人に応募したか、どの職種を希望しているかの文章を一文でまとめます。

次に、これまでの職務経験や活かせる経験、自己PR、志望動機などをわかりやすく短くまとめたものを2~3文で記載しましょう。

経験がほとんどない第二新卒の場合は、経験よりも会社に入りたい志望動機をメインに自己PRを入れて文章を作成しましょう。

社会人経験や転職回数が多い場合は、どの経験が転職したい会社のアピールになるか考えたうえで、選択し書いていきましょう。

前職を辞めた理由が、マイナス評価に繋がるかもしれない場合は、添え状であえて説明をする必要はありません。履歴書と職務経歴書の方に力を入れてください。

テンプレートの本文は、第二新卒の営業職をイメージして書いています。

経験は少しあるものの、まだ未熟だということを先輩に付いていくという表現で例え、同時に素直さと謙虚さをアピールしています。

「簡潔にわかりやすく」「長くなりすぎない」「くどくならない」という3つのポイントが大切です。

⑧あいさつ文

1文で仕上げたいなら、

「ご査収の上、面接の機会を頂けますようお願い申し上げます」

と記載しましょう。

2文で仕上げたいなら、

「ご査収の上、是非とも面接の機会を頂けましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」

と記載しましょう。

「よろしくお願い致します」と記載するよりも「よろしくお願い申し上げます」と記載する方が、ビジネス文書としての価値が高まるのでお勧めします。

⑨結語

頭語を拝啓と記載したので、「敬具」と記載しましょう。

前にも書きましたが、拝啓(はいけい)と書き始めたら、敬具(けいぐ)で締めるのが常識です。

⑩記

履歴書や職務経歴書のそれぞれの枚数を箇条書きで記入します。

以上で締めくくりましょう。

無料テンプレートはこちらからダウンロードできます。

ダウンロード

添え状(送付状)を書く時のポイント

ポイント
  • ① 簡潔にわかりやすく
  • ② 長くなりすぎない
  • ③ くどくならない

総じて、「あれもこれも書く」ということは、添え状ではやってはいけません

添え状は、あくまで「相手への気配り」であって、本来見てもらうべきは「履歴書」「職務経歴書」です。

簡潔に、くどくならないようにしましょう。

添え状(送付状)に書いてはNGなこと

NGなこと
  • ① 定型文のみの添え状
  • ② 自己PRや志望動機を長々書いた添え状
  • ③ 過去の実績を長々書いた添え状
  • ④ 希望条件を書いた添え状

①定型文のみの添え状

「時間がない」「どうやってアピールポイントをまとめたら良いかわからない」といった人が陥りやすいのが、定型文のみで作成することです。

読む人にとっては、素っ気ない印象を持たれます

さりげなく、自己PRと志望動機を入れるのが望ましいです。

②自己PRや志望動機を長々書いた添え状

転職したい企業へのアピールが強すぎたり、あくまで添え状が履歴書や職務経歴書のサポート役だということを理解していない人がやってしまいがちです。

ここでのアピールはさりげなく、そして短くまとめられた文章を入れるのが最適です。

履歴書や職務経歴書を読んでみたいと思わせる序章のようなものです。

③過去の実績を長々書いた添え状

過去にどんなことを成し遂げてきたかを書くことは非常に大切です。

しかしそれを長く書くことは、読み手に取って自慢話に聞こえる場合があります

読み手にとっての印象を第一に考え、実績は転職したい企業へのアピールポイントになるものを優先的に選び書いていきましょう。

④希望条件を書いた添え状

あまり書く人は少ないかもしれませんが、希望の年収や待遇面を記入した添え状を送る人がいるようです。

これは、本当にやってはいけません。

添え状の役割がわかっていない(ビジネスマナーが身についていない)、自己主張が強い人だという印象を残しかねません。

まず、はじめにこれを読んでしまうと、後の履歴書や職務経歴書の合否にも影響を及ぼす可能性があります。

添え状(送付状)に関してよくあるQ&A

ここでは、添え状(送付状)に関してよくあるQ&Aをご紹介します。

Q. 送付状を入れ忘れた・・・!どうすれば良いの?

履歴書に同封する送付状は、合否に大きく影響を及ぼすものではありません

入れ忘れたからといって、慌てる必要はありません。

また、送付状のみを送る必要もありませんし、電話やメールで謝罪する必要もありません

Q. 手書きが良いの?パソコンで作成した方が良いの?

履歴書と職務経歴書をパソコンで作成した場合は、添え状も同じようにパソコンで作成するのがベストです。

履歴書や職務経歴書を作成する際は、「手書き」をお勧めする転職サイトや転職エージェントのスタッフも多いはずです。

しかし、履歴書に同封する送付状に関してはどちらでも構いません。

ビジネスシーンにおいては、資料を送る際の添え状はほとんどパソコンで作成されているのが主流です。

見やすいという点と間違えても修正可能という点では、パソコンでの作成をお勧めします。

Q. 面接を受ける際にも送付状は必要なの?

面接時や受付で渡す場合は、送付状は必要ありません

郵送時のみ送付状が必要です。

面接を受ける際には、封筒に履歴書と職務経歴書を入れて持っていくだけで大丈夫です。

渡す際には、「よろしくお願いします」と一言添えるとぐっと印象が良くなります。

Q. 送付時の封筒のサイズや資料の順番は?

次のものを用意しましょう。

用意するもの

  • 厚みのある白い封筒(角形A4号もしくは角形2号)
  • 黒いペンと赤いペン
  • 普通切手(金額分1枚)
  • クリアファイル
  • 添え状
  • 履歴書や職務経歴書など

※封筒付きの履歴書も販売されているので、そちらを利用しても良いです。

注意すること

【字体に関すること】

  • 大きくはっきりと書きましょう
  • 会社名は正式名称で書きましょう
  • 基本は、縦書きで書きましょう
  • 会社名が英語表記の場合、横書きで統一しましょう

【履歴書(応募書類)に関すること】

  • 名前などの面を外側にして折りましょう
  • クリアファイルに、添え状→履歴書→職務経歴書→その他の書類の順で入れましょう
  • 折り目やシワを作らないようにしましょう
  • 三つ折りにはしないようにしましょう

【封筒に関すること】

  • 封筒表面に、応募書類在中と赤い字で書き、赤い枠で囲みましょう
  • 封筒後ろ面に、自分の名前と郵便番号、住所を記入しましょう
  • のり付けをしてから、封字を書きましょう
  • 切手は、左上に貼りましょう

添え状(送付状)が心配な人は転職エージェントに相談しよう

添え状(送付状)がきちんと書けているか、心配な人は添え状の書き方をきちんと教えてくれる転職エージェントに相談しましょう。

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まとめ

添え状を書く時のポイント
  • ① 簡潔にわかりやすく
  • ② 長くなりすぎない
  • ③ くどくならない
添え状で書いてはNGなこと
  • ① 定型文のみの添え状
  • ② 自己PRや志望動機を長々書いた添え状
  • ③ 過去の実績を長々書いた添え状
  • ④ 希望条件を書いた添え状

転職する場合は、ビジネスマナーや社会人経験が求められるので、新卒の就職活動時よりも漏れやミスに厳しいです。

出来て当たり前」という前提で見られるので、添え状作成も気を抜くことなくやり遂げましょう

人材紹介会社の元コンサルタントがお勧めするテンプレートを参考にしながら、ライバルに打ち勝つ添え状を作成して転職を成功させましょう!